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Os seus dados dos colaboradores respeitam a RGPD?

Implicações do Regulamento Geral de Proteção de Dados nos Recursos Humanos das Empresas

O caso específico dos dados processados para a finalidade de recrutamento e seleção.

O Regulamento UE 2016/679 (Regulamento Geral de Proteção de Dados), introduz alterações significativas às atuais regras de proteção de dados pessoais e é diretamente aplicável em Portugal a partir do próximo dia 25 de maio, embora possam ser previstas, através de legislação nacional ou instrumentos de regulamentação coletiva de trabalho, regras específicas para o tratamento de dados pessoais dos trabalhadores, nomeadamente no que concerne ao tratamento dos dados para efeitos de recrutamento, execução do contrato de trabalho e cessação da relação laboral.

A fim de evitar coimas, responsabilidade civil e danos na reputação derivados do incumprimento do Regulamento, as empresas deverão introduzir alterações profundas nos procedimentos de tratamento de dados pessoais em contexto laboral. Não podendo abordar neste artigo todas as alterações/procedimentos que deverão ser implementados neste âmbito, optámos por nos focar em algumas das questões que nos são colocadas com mais frequência no âmbito do recrutamento e seleção de candidatos.

  • É necessário o consentimento dos candidatos para o tratamento dos seus dados pessoais para efeitos de recrutamento?
  • Que procedimentos deverão os RH adotar quando recebem candidaturas espontâneas?
  • O que fazer com os Currículos Vitae (CVs) que já constam da base de dados da empresa?
  • Poderão os RH voluntariamente entrar em contacto com um potencial candidato?
  • Qual o prazo de conservação da informação de recrutamento e seleção?

Comecemos pela primeira questão. Se até agora era prática corrente (embora não legitimada legalmente) assumir o consentimento tácito dos candidatos para a recolha e manutenção dos seus dados pessoais para a finalidade de recrutamento e seleção quando estes entregavam/enviavam à empresa o seu CV, entendemos que decorre dos princípios e condições impostas pelo Regulamento que as empresas deverão passar a obter o consentimento dos candidatos para tal tratamento. Caso seja aberto um concurso para preenchimento de uma vaga para uma determinada função e se pretenda manter os dados do candidato para processos de recrutamento relativos a outras vagas similares, consideramos, igualmente, que deverá ser solicitado o consentimento para essa finalidade específica, de forma autónoma.

Relativamente à segunda questão respeitante a candidaturas espontâneas, consideramos que os RH deverão criar um procedimento através do qual obtém o consentimento dos candidatos para o processamento e conservação dos respetivos CVs, indicando as finalidades para as quais estes dados serão tratados e o prazo pelo qual os mesmos serão conservados.

Por outro lado, no que respeita aos CVs que já constam da base de dados da empresa, entendemos que deverá ser enviada uma comunicação escrita (correio eletrónico ou carta) ao candidato solicitando o seu consentimento escrito para a manutenção dos seus dados, obtendo ainda a confirmação de que os seus dados estão atualizados. Deverá também ser indicado um prazo máximo para envio deste consentimento, findo o qual, caso o consentimento não seja obtido, o CV será apagado da base de dados da empresa.

E quanto ao recrutamento ativo? Consideramos que os RH apenas poderão contactar indivíduos cujos contatos sejam disponibilizados em plataformas eminentemente profissionais ou de recrutamento, como o Linkedin®, uma vez que nestes casos, existe uma expectativa do titular dos dados em ser contactado para esse efeito, devendo posteriormente ser obtido o consentimento à semelhança do que já foi referido.

Os dados só poderão ser conservados se estiverem atualizados

Finalmente, abordamos a última questão que concerne ao prazo de conservação. De acordo com o princípio da exatidão plasmado no Regulamento, os dados só poderão ser conservados se estiverem atualizados. Por outro lado, o princípio da minimização obriga a que os dados só sejam conservados pelo período necessário à finalidade para a qual foram recolhidos. Desta forma, entendemos que, caso um determinado processo de recrutamento tenha terminado e não seja expectável que surjam novas vagas para aquele posto de trabalho, os RH deverão adotar um procedimento para eliminar os CVs e documentação complementar (resultados de testes, notas de entrevista, etc.) recolhidos nesse processo de recrutamento. No entanto, caso os RH desejem manter a informação em carteira para recrutamento futuro, deverão apenas conservá-la pelo período durante o qual seja expectável que a mesma se mantenha atualizada. A Comissão Nacional de Proteção de Dados tem entendido que os dados de candidatos estarão desatualizados ao fim de um ano a contar da recolha. A contagem deste prazo de um ano, findo o qual deve ser eliminada a documentação, é simples quando os meios utilizados para recolha da documentação do candidato permitam identificar a data da recolha (como é o caso do correio eletrónico, por exemplo). Tal já não acontecerá, no entanto, relativamente a dados conservados em papel (seja porque foram impressos e eliminado o respetivo correio eletrónico, seja porque foram entregues em mão). Um conselho para os RH neste caso: façam uma triagem dos currículos que possuem em papel, eliminando os que já não interessam e digitalizando os restantes, solicitando, relativamente a estes últimos, o consentimento aos candidatos para o tratamento dos dados para efeitos de recrutamento.

Como nota final, entendemos que a implementação destas e de outras medidas pelos RH com vista ao cumprimento do Regulamento, confere às empresas um controlo da gestão dos dados pessoais em contexto laboral. Se ao início poderá parecer difícil, estamos convictos que rapidamente se tornará rotina, aumentado a credibilidade da empresa.

Por: Isabel Bairrão, Associada Principal do Departamento de Direito Mercantil da Garrigues Portugal e Responsável pela área de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais.

 

O novo regulamento entra em vigor em maio de 2018. Já conhece as alterações?

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Mais informações e inscrições

Artigo in RHmagazine, n.º 114, janeiro/fevereiro 2018

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