Há pessoas que simplesmente não conseguem realizar as tarefas e ter o trabalho em dia. São designados procrastinadores, e ao contrário dos que despacham trabalho, não o conseguem fazer de uma forma sistemática, deixando sempre “para amanhã”.
Esta situação provoca vários tipos de problemas, como questões psicológicas, de comunicação, além do impacto negativo na produtividade e no relacionamento com colegas e chefias, tendo em conta que afeta principalmente a organização do trabalho, da equipa, e de um modo geral, do departamento ou da empresa. Muitas das vezes, as tarefas são realizadas em cadeia e pressupõem a articulação entre os diferentes departamentos, a incapacidade para concretizar determinado trabalho a tempo e horas, tem consequências negativas num um conjunto de pessoas e de processos.
Procrastinar ou adiar as tarefas é uma situação comum quando envolve a realização de ações com elevado nível de stress, complexidade ou dificuldade, e que muitas vezes ficam “suspensas” numa lista, sendo continuamente adiadas.
Estas contribuem, consequentemente, para crescentes níveis de culpa e frustração. Tendo em conta que a sociedade valoriza a produtividade e a eficiência, acabamos por ser condicionados a considerar a procrastinação como preguiça.
Na verdade, esta é uma forma de lidar com as emoções e com estados de humor negativos provocados por certas ações contribuem para uma má gestão do tempo.
Existem diversos motivos relacionados com a procrastinação, como escassez de tempo disponível para a realização do trabalho, presença de dispositivos que incentivam a distração, insegurança, tédio, ou mesmo o receio de atingir o sucesso, tendo em conta que pode causar um aumento significativo das expetativas pessoais, não estando preparado para tal. Qualquer que seja a razão, habitualmente provoca um elevado sentimento de frustração.
Um perfil profissional caraterizado pelo perfecionismo poderá também justificar a procrastinação. Ter receio de apresentar um projeto, terminar um texto, finalizar uma apresentação ou concluir qualquer outra tarefa com a sensação de que não vai ficar como se pretende, é uma das causas para adiar a conclusão. Neste sentido, a procrastinação é, também um mecanismo de autodefesa.
Existe também uma justificação do ponto de vista científico. Um estudo publicado recentemente pela revista científica Psychological Science, mostra que existe uma diferença no cérebro (na atividade maior da amígdala que é responsável pelas emoções) dos que têm menor controlo da sua atividade. Os autores mencionam que as pessoas com esta condição tendem a hesitar mais em iniciar uma ação e a atrasar o início das tarefas sem uma razão aparente, tendo em conta que os seus medos ligados ao trabalho são maiores relativamente aos das outras pessoas. Ou seja, os procrastinadores podem ser apenas mais cautelosos e mais receosos do que necessariamente preguiçosos. No entanto, visto que a sociedade valoriza a produtividade e a eficiência, a procrastinação é considerada frequentemente como sinónimo de indolência.
Como o foco na produtividade a par com a motivação e bem-estar dos colaboradores, é cada vez mais uma prioridade para as organizações, a procrastinação, embora pareça inevitável, é algo que se tenta minimizar. Neste sentido, há alguns métodos e técnicas simples que podem contribuir para alterar hábitos, ajudar a reestruturar os processos de trabalho e criar uma mudança positiva que conduza à concretização.
Refletir na causa, pode ajudar. Saber a razão por que se evita determinada ação e o que contribui para atrasar a entrega de um projeto, quer seja por exemplo, o receio de lidar com o chefe ou a insegurança relativamente ao trabalho, é importante. Esta é uma etapa de conhecimento pessoal que vai permitir avançar para a fase seguinte: elaborar um plano para gerir melhor o trabalho.
Fazer pausas entre as tarefas também permite aumentar a criatividade e explorar novas ideias, ganhar um novo foco e aumentar a concentração quando se volta novamente ao trabalho. Por outro lado, reduzir os fatores de distração, afastando os dispositivos eletrónicos (telemóvel, computador, tablet), pode reduzir a desconcentração e impulsionar a ação.
Numa situação em que existe uma sobrecarga de trabalho, a falta de motivação é uma das razões mais frequentes para adiar a entrega de um projeto, por isso definir a intenção de fazer alguma coisa, estabelecer mentalmente esse propósito, e tentar reduzir o stress associado à execução, podem ser determinantes para vencer a procrastinação.
Artigo de Opinião by Michael Page
Autora:
Zoia Cusnir
Consultora Michael Page Engineering & Property
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